Alternativ zur Papierrechnung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, künftig Rechnungen im PDF-Format per E-Mail an uns zu übermitteln. Beachten Sie bitte auch hierfür die neue Rechnungsanschrift.
Umstellung auf elektronische Rechnungslegung
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Füllen Sie das Formular der Einverständniserklärung zum elektronischen Rechnungsversand detailliert und gut leserlich aus. Die Angabe einer E-Mail-Adresse als Rechnungsabsender ist zwingend erforderlich. Ihre E-Rechnungen werden nur von dieser E-Mail-Adresse akzeptiert.
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Senden Sie das vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Formular per E-Mail oder Post an die im Formular genannten Kontaktdaten der Stmk. Krankenanstaltengesellschaft m.b.H.
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Wir werden Ihre Stammdaten entsprechend Ihrer ausgefüllten Einverständniserklärung ändern und ergänzen. Sie erhalten innerhalb von ca. zwei Wochen eine Rückmeldung von uns, ab der Sie für den elektronischen Rechnungsversand freigeschaltet sind.
Voraussetzungen für die elektronische Rechnungslegung
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Mit der erstmaligen elektronischen Rechnungsabwicklung verpflichten Sie sich bis auf Widerruf dazu, künftig nur noch über den elektronischen Weg im PDF-Format abzurechnen und keine Rechnungen mehr in Papierform zuzustellen.
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Die Rechnungen und Zusatzdokumente müssen im PDF- oder PDF/A-Format übermittelt werden. Alle anderen Dateiformate werden verworfen, d.h. die Dateien werden nicht verarbeitet.
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Mehrseitige Rechnungen sind in einer Datei zu übermitteln (pro Mail ist nur ein Rechnungs-PDF-Dokument erlaubt).
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AN_ für allgemeine Anlagen, z.B. AN_Name.pdf
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PP_ für alle Prüfberichte bzw. Prüfprotokolle, z.B. PP_Name.pdf
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WB_ für alle Wartungs- bzw. Inspektionsberichte, z.B. WB_Name.pdf
Zusatzdokumente (Anlagen) müssen getrennt von der Rechnung in einer/mehreren Datei/en im PDF- oder PDF/A-Format im selben E-Mail mit folgenden eindeutigen Präfixen im Dateinamen beigefügt werden:
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Eine Rechnung darf sich nur auf eine Bestellung beziehen.
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Die Mailgröße (Rechnung und Zusatzdokumente) darf 10 MB nicht überschreiten.
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Die PDF-Rechnung muss alle nach § 11 UStG erforderlichen, rechnungsrelevanten Angaben in allgemein lesbarer Form enthalten.
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Es dürfen keine abrechnungsrelevanten Informationen außerhalb der angefügten PDF-Datei im Textfeld oder Betreff der E-Mail enthalten sein.
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Die Rechnungen dürfen nur von der im Formular angeführten Absenderadresse an die dafür vorgesehenen E-Mail-Adressen übermittelt werden – siehe Liste KAGes-Rechnungsadressen inkl. E-Mail-Adressen für die elektronische Rechnungslegung.
Kontakt
Für weitere Fragen zur Rechnungslegung können Sie uns über die E-Mail-Adresse kreditoren@kages.at kontaktieren.